Un lavoratore organizzato è un lavoratore felice. Per ottenere il massimo dalla tua vita professionale è molto importante sviluppare un metodo di lavoro che ti garantisca risultati in poco tempo. Ognuno di noi ha le proprie abitudini: c’è chi prende memo vocali sullo smartphone, chi si affida ad applicazioni tipo Asana o Trello, e chi riempie decine di fogli sparsi di idee e appunti.
Oggi però non vogliamo parlare della routine di lavoro, ma di come gestire meglio il tempo per migliorare l’organizzazione produttiva con il metodo GTD.
Detto, fatto: raggiungi i tuoi obiettivi con il metodo GTD
GTD sta per Getting Things Done ed è un sistema per migliorare la produttività sviluppato dall’esperto di processi aziendali David Allen nell’omonimo libro best seller. In Italia lo conosciamo con il titolo Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose, e forse ti è capitato di vederlo in libreria.
Il metodo di Allen si basa su cinque passaggi fondamentali per organizzare il tempo:
- Raccogliere;
- Esaminare;
- Organizzare;
- Verificare;
- Fare.
Questi cinque momenti aiutano a sistemare i compiti da svolgere in uno schema per gestire il flusso di lavoro un passo alla volta. Quando senti che tutto sta per travolgerti fermati un attimo, respira e analizzale secondo il metodo GTD e tutto ti risulterà meno opprimente.
Ecco come funzionano i cinque passaggi.
- Raccogliere le idee
Per prima cosa visualizza tutte le cose da fare stilando un elenco in ordine sparso, e senza priorità, dei tuoi prossimi impegni. Prendi anche appunti per evidenziare le criticità che sai di dover affrontare, e le tue preoccupazioni al riguardo.
- Esaminare gli impegni
In questo secondo passaggio inizia a organizzare davvero le idee che hai raccolto finora. Cerca di capire quale impegno richiede meno tempo, quale può essere suddiviso in una serie di incarichi più piccoli e semplici. Inizia subito a occuparti dei lavori più rapidi, che possono essere svolti in pochi minuti (rispondere a una mail di un paio righe, per esempio) e ad alleggerire la lista.
- Organizzare le attività
Adesso che hai davanti a te uno schema visivo, passa alla vera e propria organizzazione. In questo passaggio definisci le priorità e la linea temporale delle cose da fare. Cerca di raccogliere gli incarichi simili tra di loro e di definire quali possono essere rimandati o, se ti è possibile, delegati ad altre persone del tuo team.
- Verificare i progressi
Dedica un giorno della settimana al controllo dei progetti in corso e di quelli ancora in partenza. Verifica che tutto stia andando secondo il programma e se ci sono ritardi o intoppi rifletti su come risolverli.
- Fare: il momento dell’azione
Esaurite le fasi preliminari si passa all’azione. Ora è il momento di rimboccarsi le maniche e di iniziare a sfoltire la lista. Concentrati su un solo elemento alla volta e cerca di rispettare i tempi e la scala delle priorità che hai stabilito. Alterna un incarico impegnativo con uno più leggero, così ti sembrerà di andare più velocemente!
Se sei in cerca di altre informazioni su come migliorare la tua produttività, al Lanziani Hub organizziamo spesso incontri focalizzati sui processi lavorativi. Vieni a trovarci sulle sponde del lago Sirino per confrontarti con persone desiderose di crescere e migliorarsi, proprio come te!
