Efficacia ed efficienza sono due concetti chiave quando parliamo di ottimizzazione dei processi di lavoro. I due termini possono sembrare sinonimi, vero? La realtà, però, è ben diversa: essi, infatti, rappresentano due sistemi di valori che non possono escludersi a vicenda ma anzi, devono lavorare in parallelo per garantire i migliori risultati.

Cosa vogliono dire efficace ed efficiente nel mondo del lavoro

Ma cosa vuol dire essere efficace ed essere efficiente? Prendiamo le definizioni fornite dal dizionario Treccani:

• l’efficacia è la “capacità di produrre pienamente l’effetto voluto, e l’ottenimento stesso dell’effetto”;
• l’efficienza è la “situazione di massima capacità produttiva, e cioè di costi minori possibili”.

Nel mondo del lavoro possiamo quindi definire efficace un’azione che ci permette di raggiungere i nostri obiettivi. Un’azione efficiente, invece, garantisce il minimo spreco di risorse.

È possibile essere efficaci senza efficienza, e viceversa, ma in entrambi i casi si ottengono solo risultati parziali. Se la tua squadra lavora in modo efficace ma inefficiente sarà in grado di raggiungere gli obiettivi a un costo però troppo alto, sprecando energie e risorse. Quando invece la produzione è ben organizzata, quindi efficiente, potresti però non compiere azioni efficaci per soddisfare gli scopi che hai fissato.

Un approccio inefficiente e non efficace è senz’altro il peggiore: ti costa soldi, tempo, risorse e non porta a nulla. Quando invece riesci ad armonizzare efficacia ed efficienza avrai la migliore organizzazione possibile dei processi aziendali. In pratica, lavorerete tutti meglio – e di meno – per ottenere risultati molto più soddisfacenti.

Un semplice esempio con un viaggio in treno

Facciamo un esempio concreto. Ti trovi a Milano e devi raggiungere Roma per un’opportunità improvvisa di conquistare un nuovo cliente; potrebbe rappresentare l’inizio di un progetto importante. Manca un solo giorno all’appuntamento. Il tuo programma è di rientrare a Milano subito dopo l’incontro per non mancare agli altri impegni già segnati sulla tua agenda. Hai due opzioni:

• viaggiare in macchina in solitaria;
• cercare un biglietto del treno.

Entrambi i mezzi ti permettono di raggiungere Roma e sono quindi efficaci. La macchina però risulta molto meno efficiente del treno. Con una linea ad alta velocità puoi attraversare l’Italia in circa tre ore e mezzo, risparmiando tempo anche in previsione del rientro in giornata. Inoltre, sul treno ti stancherai meno e potrai approfittare per continuare a prepararti per l’incontro.

Strategie per una gestione del lavoro efficace ed efficiente

Questo semplice esempio ci permette di capire come l’organizzazione del tempo aiuti a migliorare la propria produttività. La gestione dei flussi di lavoro con il metodo GTD o altri rappresenta il classico incontro tra efficacia ed efficienza.

Un sistema molto comune negli ambienti lavorativi è il principio di Pareto, o legge 80/20. Secondo questa “regola” formulata da Vilfredo Pareto – ingegnere, sociologo ed economista italiano vissuto a cavallo tra il XIX e il XX secolo – possiamo raggiungere l’80% dei risultati impiegando il 20% del tempo e delle risorse con un metodo efficace ed efficiente.

Per ottimizzare i processi produttivi, la formazione ha un ruolo di particolare importanza. Nel confronto con altri professionisti e nello studio di illustri esempi potrai trovare l’ispirazione per aumentare il tuo livello di efficienza e raggiungere i tuoi obiettivi con meno fatica.

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