Alzi la mano chi non ha mai provato a gestire in contemporanea due o più incarichi di lavoro (e non solo). Sì, lo abbiamo fatto anche noi, ma da qualche tempo abbiamo imparato a dedicare a ogni attività il giusto tempo e spazio mentale. 

Per molti anni tutto il mondo del lavoro ha fatto del multitasking – ovvero la capacità di portare avanti varie attività nello stesso tempo – un vero e proprio sinonimo di efficienza e professionalità. Bene, oggi esperienze dirette e studi condotti da istituti prestigiosi come l’università di Stanford, dimostrano che frammentare la concentrazione su più attività non è solo inutile ma addirittura deleterio.

Il doppio del tempo, il doppio della fatica

Scrivere una mail mentre partecipi a una videoconferenza. Occuparti della contabilità e intanto prendere parte a una riunione. Sono due esempi di attività che ci illudiamo di poter svolgere in parallelo.

Il multitasking ci propone la chimera di raddoppiare la nostra efficacia dimezzando i tempi di lavoro. La verità è che nessuno è in grado di concentrarsi fino in fondo su due cose in contemporanea. Il risultato paradossale è che le tue azioni perdono in un colpo solo efficacia ed efficienza: farai più fatica a raggiungere i tuoi obiettivi e impiegherai molto più tempo. 

Secondo alcune ricerche, poi, il multitasking danneggia la salute oltre che il lavoro, in un circolo vizioso che alimenta stress e fatica.

Il multitasking è nemico della concentrazione

L’illusione del multitasking non riguarda solo le mansioni da svolgere allo stesso tempo, ma anche la convinzione di poter passare senza problemi da un incarico all’altro in qualsiasi momento. 

Immaginati al culmine della concentrazione mentre scrivi un documento al computer. Vedi sul cellulare la notifica di una mail, sempre di lavoro; allora ti interrompi e la leggi. Per rispondere hai bisogno di un’informazione da cercare su internet, quindi ti metti a cercare e, nel tempo in cui finisci e rimetti mano al documento, hai già dimenticato cosa stavi scrivendo. Risultato? Ti tocca quindi rileggere tutto da capo per riprendere il filo. E qualora anche riuscissi a ricordare tutto, il flusso di pensieri in cui ti trovavi è sicuramente andato perduto.

Il nostro cervello non funziona a intermittenza. Ha bisogno di tempo per concentrarsi su un argomento ed elaborare le soluzioni adatte. Per aumentare la qualità del tuo lavoro, impara a gestire il tempo per migliorare la tua produttività.

L’importanza dell’organizzazione

Rinunciare al mito dell’efficienza a tutti i costi alimentato dal multitasking è il punto di partenza per sviluppare un metodo di lavoro efficace. Ecco uno schema che può aiutarti:

• organizza un piano delle cose da fare con una stima dei tempi da dedicare a ognuna di esse;
• suddividi gli incarichi più impegnativi in attività più piccole e stabilisci le priorità;
• disattiva le notifiche sul telefono, chiudi le tab dei social e allontana qualsiasi distrazione;
• concediti cinque minuti di pausa ogni volta che chiudi un task, e se puoi staccati dal computer per schiarire le idee e ricaricare la produttività.

È un’impostazione semplice, ma vedrai che ti aiuterà a lavorare meglio senza passare in continuazione da un incarico all’altro. 

Rimane da capire come adattare il nostro schema a eventuali emergenze. Se viene fuori una richiesta improvvisa che non puoi assolutamente posticipare, prima di affrontarla prenditi un po’ di tempo per riepilogare il lavoro svolto fino a quel momento e ripartire senza intoppi una volta risolta la crisi. Butta giù qualche appunto per segnare le tue considerazioni, così avrai una traccia per ricominciare.

Ogni attività ha bisogno della giusta concentrazione e di una serie ordinata di piccole azioni. Anche il viaggio più lungo inizia con un primo passo, come diceva il padre del taoismo Laozi. Sicuramente non puoi farlo mentre rispondi a una mail.